Tabela de temporalidade: o documento que decide o que o município guarda
Sem ela, o arquivo do órgão cresce sem critério e a eliminação de papel vira risco jurídico. O que é, quem aprova e por onde começar.
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A tabela de temporalidade é o instrumento que define, para cada tipo de documento produzido pelo órgão, quanto tempo ele fica no arquivo corrente, quanto tempo fica no intermediário e qual é o destino final: guarda permanente ou eliminação.
Sem ela, duas coisas acontecem ao mesmo tempo na maioria das prefeituras. Documento sem valor nenhum ocupa sala por décadas porque ninguém tem segurança para eliminar. E documento de guarda permanente fica misturado no meio, sujeito à umidade e ao extravio.
Quem aprova a tabela
A tabela não é decisão de um setor isolado. Ela é elaborada por uma comissão de avaliação documental, formalmente instituída pelo órgão, e aprovada por ato da autoridade competente. É essa formalização que dá respaldo à eliminação: sem ela, quem manda o papel para a reciclagem assume risco pessoal.
Por onde começar
- Levantar o que existe: tipos de documento, volume aproximado e onde estão fisicamente.
- Instituir a comissão de avaliação por portaria, com representantes das áreas que produzem documento.
- Classificar os documentos por função, não por setor — setor muda de nome, função permanece.
- Definir prazos com base na legislação aplicável a cada série documental.
- Publicar a tabela e o edital de eliminação antes de descartar qualquer coisa.
Digitalizar acervo antes de classificar só transfere a desordem para outro suporte. A tabela vem primeiro.
O que muda depois
Com a tabela aplicada, a pergunta "posso jogar isso fora?" passa a ter resposta objetiva, documentada e defensável perante o tribunal de contas. E o volume que sobra para digitalizar cai — em muitos órgãos, pela metade.
